Protezione dati
Informativa privacy
Informativa per visitatori del sito, aspiranti soci, soci, partecipanti alle attività associative e utenti dei canali social, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.
Entrata in vigore: 20 luglio 2026. Ultimo aggiornamento: 28 agosto 2026.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Associazione Ricreativa Culturale VELVET, C.F. 91067320464, con sede legale in Piazza Sacro Cuore 5, 55041 Camaiore (LU). Contatto privacy e per l’esercizio dei diritti: info@velvetclub.it.
Interessati e ambiti del trattamento
- Visitatori del sito e persone che chiedono informazioni.
- Persone che compilano la richiesta di ammissione, aspiranti soci e soci.
- Partecipanti a eventi e attività associative.
- Utenti che interagiscono con social network, messaggistica, newsletter o altri canali VELVET.
Categorie di dati
| Ambito | Dati trattati | ||
|---|---|---|---|
| Sito | Indirizzo IP, data e ora, dati tecnici e di sicurezza, log del server, conferma locale +18 ed eventuali dati inseriti volontariamente nei moduli. | ||
| Richiesta di ammissione | Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, recapiti, indirizzo, estremi del documento da esibire, dichiarazioni, consensi e stato della pratica. | ||
| Rapporto associativo | Domanda di ammissione, tesseramento, registro soci, accessi ove registrati, quote e contributi associativi, comunicazioni e documentazione amministrativa. | ||
| Area Soci / PWA | Account di accesso, email di login, stato socio, numero socio, dati CAPIT necessari alla visualizzazione, Digital Pass e relativo identificativo QR, preferenze di notifica, dati tecnici del dispositivo e ultimo utilizzo. | ||
| Sincronizzazione Velvet Manager | Notifiche push | Eventi | Prenotazioni, partecipazioni, dati organizzativi e immagini o video soltanto se autorizzati o altrimenti legittimamente trattabili. |
| Newsletter, social e messaggistica | Email, nome o nickname, numero telefonico o username, interazioni, preferenze, data e versione del consenso, revoca o disiscrizione. |
Dati particolari e dati non richiesti
La richiesta di ammissione non richiede dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale e non devono essere inserite informazioni non necessarie nelle note o nei messaggi. Considerata la natura delle attività del circolo, alcune informazioni comunicate volontariamente o desumibili dal contesto possono risultare particolarmente delicate. Tali dati sono trattati soltanto quando strettamente necessari, con accesso limitato e in presenza di una condizione prevista dall’articolo 9 GDPR, di regola il consenso esplicito o la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto. I dati particolari ricevuti senza necessità sono cancellati o resi non identificabili.
Provenienza dei dati
- Direttamente dall’interessato, tramite sito, email, telefono, messaggistica, modulo cartaceo o colloquio in sede.
- Da promoter o PR che raccolgono e trasmettono richieste preliminari secondo le istruzioni dell’Associazione e limitatamente ai dati necessari. La conferma e ogni decisione restano riservate alla Direzione.
- Da importazioni autorizzate, ad esempio file CSV provenienti dalla richiesta di ammissione o dati già forniti alla segreteria.
- Dalle piattaforme social o di messaggistica quando l’utente interagisce volontariamente con i canali VELVET.
- Dai sistemi tecnici e di sicurezza, che generano log e dati di funzionamento.
Quando un promoter, PR o altro soggetto agisce per conto dell’Associazione riceve istruzioni scritte e deve rispettare riservatezza, minimizzazione e sicurezza. Se opera per finalità proprie, deve fornire la propria informativa e risponde autonomamente del relativo trattamento.
Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Gestire richieste, informazioni e richieste di ammissione. | Misure richieste dall’interessato prima dell’eventuale rapporto associativo e legittimo interesse organizzativo. |
| Valutare e formalizzare la domanda associativa, tenere il libro soci e gestire attività, accessi e contributi. | Rapporto associativo, statuto, regolamento, legittimo interesse e obblighi di legge. |
| Adempiere a obblighi civilistici, fiscali, contabili, di sicurezza e di tutela. | Obbligo di legge e legittimo interesse alla tutela dell’Associazione e delle persone. |
| Inviare newsletter, inviti e comunicazioni promozionali non necessarie. | Consenso libero, specifico, documentato e revocabile. |
| Pubblicare immagini o video riconoscibili. | Di regola consenso o liberatoria, salvo diversa base giuridica valutata e documentata caso per caso. |
Percorso della richiesta di ammissione
- il modulo trasmette i dati al server Aruba mediante connessione protetta;
- la richiesta viene registrata nel database del sito con data, stato, dati tecnici essenziali e versione delle dichiarazioni e dei consensi;
- il sistema genera un file CSV destinato alla segreteria e ne invia una copia alla casella email VELVET;
- la segreteria importa il CSV nel VELVET Manager, controlla i dati e completa la pratica soltanto in presenza dell’interessato;
- dopo l’importazione e la verifica, le copie temporanee in email, CSV e database vengono cancellate secondo i tempi indicati di seguito, mentre i dati necessari confluiscono nel fascicolo associativo e nel Manager.
La cancellazione delle copie temporanee è eseguita mediante procedura organizzativa e controlli periodici; non deve essere intesa come automatica se il relativo automatismo non risulta attivato. La richiesta di ammissione non comporta ammissione automatica e non consente di per sé l’accesso al circolo.
Verifica del documento
L’Associazione acquisisce gli estremi del documento esibito e registra l’avvenuta verifica de visu. In assenza di specifica necessità documentale o richiesta dell’autorità competente, non è prevista la raccolta ordinaria della fotocopia del documento.
Newsletter, social e canali esterni
Newsletter e comunicazioni promozionali sono inviate soltanto con consenso facoltativo e revocabile. L’iscrizione o il follow ai canali social è libero e avviene sulle piattaforme dei rispettivi fornitori, che trattano i dati secondo le proprie informative. Numero telefonico, username, messaggi e interazioni sono trattati dall’Associazione soltanto nella misura necessaria a rispondere, moderare o gestire comunicazioni associative.
Cookie e tracciamento
Il sito utilizza un sistema statistico interno, ospitato insieme al sito, per misurare in forma limitata le pagine consultate, la provenienza generale della visita e i parametri UTM eventualmente presenti, la categoria generale del dispositivo e l’esito positivo dell’invio dei moduli. Non vengono utilizzati a questo scopo cookie statistici, identificatori pubblicitari, pixel di terze parti o tecniche di profilazione.
L’indirizzo IP non viene conservato in chiaro nelle statistiche: viene trasformato con un codice pseudonimo giornaliero non utilizzato per identificare la persona o collegarla all’anagrafica soci. I dati statistici di dettaglio sono conservati, di regola, per un massimo di 90 giorni e successivamente eliminati o mantenuti soltanto in forma aggregata. Il trattamento è effettuato per il legittimo interesse dell’Associazione a verificare il corretto funzionamento e l’utilità del sito, adottando misure proporzionate e rispettose della riservatezza.
La conferma della maggiore età e le preferenze strettamente necessarie al funzionamento dell’interfaccia possono essere memorizzate localmente nel browser. L’eventuale futura introduzione di strumenti statistici o promozionali di terze parti comporterà l’aggiornamento dell’informativa e, quando richiesto, la raccolta preventiva del consenso.
Destinatari e fornitori
I dati sono trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, dal Presidente, dalla segreteria e dai soci collaboratori formalmente autorizzati e istruiti. Possono essere comunicati a consulenti fiscali o legali, prestatori di pagamento, autorità e soggetti pubblici nei casi previsti dalla legge.
- Aruba S.p.A.: dominio, hosting Linux, database e servizi di posta elettronica, secondo i servizi contrattualmente attivati e il ruolo privacy applicabile.
- VELVET Manager: gestionale locale per pratiche, soci e registrazioni amministrative; le anagrafiche non sono pubblicate sul sito.
- Servizio newsletter: sarà indicato e valutato prima dell’eventuale attivazione.
- POS e servizi di pagamento: se attivati, il prestatore opera nel ruolo stabilito dal servizio. VELVET non tratta tramite il sito i dati completi della carta.
- Social e messaggistica: WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook e altri canali eventualmente collegati trattano i dati secondo le proprie condizioni quando l’utente sceglie di utilizzarli.
I fornitori sono censiti e valutati nel fascicolo privacy; quando trattano dati per conto dell’Associazione viene verificata la presenza di un contratto o atto ai sensi dell’articolo 28 GDPR.
Trasferimenti fuori dallo SEE
Alcuni fornitori digitali o social possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tal caso il trasferimento deve avvenire in presenza delle garanzie previste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altro strumento applicabile.
Tempi di conservazione e cancellazione
| Categoria | Periodo previsto |
|---|---|
| Richieste informative ed email ordinarie | Di norma 6 mesi dalla chiusura; fino a 12 mesi se necessario per continuità della richiesta o tutela. |
| Richieste di ammissione non perfezionate | 90 giorni dall’invio o dall’ultimo contatto utile, poi cancellazione o anonimizzazione salvo contestazioni o obblighi di legge. |
| Email e CSV della richiesta di ammissione | Entro 30 giorni dal corretto import nel Manager e dalla verifica; se la pratica non viene perfezionata, comunque non oltre 90 giorni. |
| Copia nel database della richiesta di ammissione | Se perfezionata, entro 30 giorni dalla verifica/importazione; se non perfezionata, entro 90 giorni. |
| Log tecnici e di sicurezza | Di norma 6 mesi; più a lungo soltanto in caso di incidente, indagine, contestazione o obbligo legale. |
| Backup | Rotazione ordinaria fino a 90 giorni; le copie scadute sono eliminate nel normale ciclo di sovrascrittura. |
| Soci attivi | Per la durata del rapporto associativo e per le esigenze amministrative, statutarie e di tutela connesse. |
| Soci cessati | I dati amministrativi necessari sono conservati di norma per 10 anni dalla cessazione. Il libro soci e gli atti che documentano la vita associativa possono essere conservati come archivio storico istituzionale, con accesso ristretto; i dati operativi non necessari sono cancellati o anonimizzati. |
| Dati contabili e fiscali | 10 anni, o il diverso termine previsto dalla normativa applicabile e da eventuali contenziosi. |
| Registro versionato dei consensi | Per la durata del trattamento e fino a 10 anni dalla revoca o dall’ultima utilizzazione, nella misura necessaria a dimostrare la liceità e tutelare i diritti. |
| Richieste di esercizio diritti | 5 anni dalla chiusura, salvo contenzioso. |
| Registro delle violazioni | 5 anni dalla chiusura dell’evento, o più a lungo in presenza di procedimento, prescrizione o indicazione dell’Autorità. |
| Immagini e video autorizzati | Secondo la liberatoria e finché necessari alle finalità dichiarate, con verifica periodica almeno biennale. La revoca produce effetti per gli usi futuri nei limiti tecnici e legali applicabili. |
Area Soci, PWA e Digital Pass
Ai soci ammessi può essere messa a disposizione un’Area Soci installabile come Progressive Web App (PWA). L’account è personale e consente, in base alle funzioni attive, di consultare stato associativo, informazioni CAPIT, Digital Pass, presenze, comunicazioni, eventi, assemblee e documenti associativi.
Il Digital Pass utilizza un identificativo tecnico univoco e un codice QR. Il QR non incorpora in chiaro i dati anagrafici e viene utilizzato per consentire al Velvet Manager di individuare il socio e registrare l’ingresso quando autorizzato. L’eventuale rigenerazione del Digital Pass invalida il precedente identificativo.
Velvet Manager e sincronizzazione con il sito
Il gestionale Velvet Manager è utilizzato dalla segreteria per la gestione delle richieste di ammissione, del Libro Soci, del tesseramento CAPIT e delle presenze. Il Manager può sincronizzare con il sito soltanto le informazioni necessarie ai servizi online. La fonte amministrativa principale resta il gestionale della segreteria; il sito ospita la componente online destinata all’Area Soci e alle comunicazioni.
La sincronizzazione avviene tramite connessione cifrata HTTPS e autenticazione tecnica tra i sistemi. Non è previsto il trasferimento indiscriminato dell’intero archivio locale. In particolare, copie dei documenti di identità, annotazioni riservate e dati non necessari alla PWA restano nel gestionale locale salvo obblighi di legge o diversa scelta organizzativa documentata.
Notifiche push e preferenze
Le notifiche push sono facoltative e vengono attivate solo dopo una scelta dell’utente sul proprio dispositivo. Per il recapito sono trattati endpoint e chiavi tecniche della sottoscrizione; a seconda del dispositivo il recapito può coinvolgere i servizi push del sistema operativo o del browser, inclusi i servizi messi a disposizione da Apple o Google.
Nell’Area Soci l’utente può gestire separatamente le preferenze per Comunicazioni associative e Eventi e Party. La disattivazione delle notifiche non impedisce l’accesso all’Area Soci e non sostituisce gli eventuali mezzi formali di convocazione o comunicazione previsti dallo Statuto, dal Regolamento o dalla normativa.
Comunicazioni, assemblee e documenti associativi
Le comunicazioni riservate ai soci, le convocazioni e i documenti associativi possono essere pubblicati in Area Soci. I documenti riservati non sono destinati all’indicizzazione pubblica e sono serviti attraverso funzioni che richiedono autenticazione. Le notifiche push hanno funzione di avviso e non costituiscono, da sole, prova di ricezione di una convocazione quando siano richieste modalità formali ulteriori.
Email di attivazione e recupero accesso
Per attivazione dell’Area Soci, impostazione o recupero della password possono essere inviate email transazionali tramite il servizio di posta configurato dall’Associazione. I link di attivazione e recupero hanno durata limitata e sono destinati al solo titolare dell’account.
Conservazione dei dati digitali
| Categoria digitale | Periodo / criterio |
|---|---|
| Account Area Soci | Per la durata del rapporto associativo e per il tempo necessario alla gestione della cessazione, salvo obblighi di conservazione ulteriori. |
| Sottoscrizioni push | Finché attive; vengono disattivate su richiesta, revoca dal dispositivo o quando il servizio push segnala l’endpoint come non più valido. |
| Log tecnici e sicurezza | Per il tempo strettamente necessario a sicurezza, diagnosi e prevenzione abusi, con rotazione periodica secondo la configurazione del servizio. |
| Presenze | Secondo le esigenze associative, organizzative e di tutela, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione. |
Decisioni automatizzate e profilazione
VELVET non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati e non svolge profilazione ai sensi dell’articolo 22 GDPR. Il sito e il Manager possono applicare controlli formali, ad esempio su completezza, formato del codice fiscale o stato della pratica, ma l’ammissione, la prenotazione, l’accesso e le altre decisioni associative sono sempre valutati da persone e dagli organi competenti.
Misure di sicurezza
L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, tra cui credenziali individuali, limitazione degli accessi in base ai compiti, istruzioni e obblighi di riservatezza, protezione delle comunicazioni, registrazione delle operazioni rilevanti, aggiornamenti, backup con rotazione, verifiche di ripristino, procedure per incidenti e cancellazioni e controlli sui fornitori. I dettagli tecnici non sono pubblicati per non ridurre l’efficacia delle misure; sono documentati internamente e riesaminati periodicamente.
Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari alla richiesta, alla domanda associativa e agli obblighi amministrativi è necessario. Il mancato conferimento può impedire la gestione della pratica o l’instaurazione del rapporto associativo. I consensi marketing e promozionali sono facoltativi e il loro rifiuto non pregiudica la richiesta associativa.
Diritti dell’interessato
Gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità ove applicabile, revoca dei consensi e gli altri diritti previsti dal GDPR scrivendo a info@velvetclub.it. La richiesta viene registrata e gestita, di norma, entro un mese. Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o di rivolgersi all’autorità giudiziaria.
Richiesta privacy
Usa questo modulo per chiedere informazioni sul trattamento dati, esercitare i diritti o revocare i consensi. Il sito prepara una comunicazione email alla segreteria privacy.
Aggiornamenti dell’informativa
L’informativa è riesaminata in caso di variazioni dei trattamenti, dei fornitori, dei sistemi o della normativa. La versione e la data pubblicate in apertura identificano il testo applicabile.